Nitro Games Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan yhtiön ylimääräiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään 20.11.2019 klo 14.00 alkaen (Suomen aikaa) osoitteessa Glo Hotel Kluuvi, Kluuvikatu 4, 00100 Helsinki, Suomi. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen aloitetaan klo 13.30.
The shareholders of Nitro Games Plc are summoned to the company’s Extraordinary General Meeting to be held on 20 November 2019 at 14:00 (Finnish time) at Glo Hotel, Kluuvikatu 4, 00100 Helsinki, Finland. The reception of persons who have registered for the meeting and the distribution of voting tickets will commence at 13.30 p.m.
A. Ylimääräisessä yhtiökouksessa käsiteltävät asiat / Matters on the agenda of the Extraordinary General Meeting
Ylimääräisessä yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat: / At the Extraordinary General Meeting, the following matters will be considered:
- Kokouksen avaus / Opening of the meeting
- Kokouksen järjestäytyminen / Calling the meeting to order
- Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen / Election of persons to scrutinize the minutes and to supervise the counting of votes
- Kokouksen laillisuuden toteaminen / Recording the legality of the meeting
- Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen / Recording the attendance at the meeting and adoption of the list of votes
- Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista / Authorizing the Board of Directors to resolve on issuance of shares
Hallitus ehdottaa, että se valtuutetaan päättämään osakeannista seuraavasti:
Valtuutuksen nojalla voidaan antaa enintään 1 376 569 uutta osaketta.
Valtuutus tullaan käyttämään yhtiön 30.10.2019 julkistaman suunnitellun suunnatun osakeannin toteuttamiseen. Hallitus päättää osakeannin kaikista ehdoista, sisältäen myös oikeuden päättää tarvittaessa muutoksista 30.10.2019 julkistettuihin suunnitellun osakeannin ehtoihin. Valtuutus on voimassa 31.12.2019 saakka.
The Board of Directors proposes that it is authorized to decide on issuance of shares as follows:
The number of new shares to be issued based on the authorization may in total amount to a maximum of 1,376,569 shares.
The authorization will be used to execute the contemplated directed share issue published on 30 October 2019. The Board of Directors decides on all terms and conditions of issuance of shares, including right to resolve on amendments to the terms and conditions of contemplated directed share issue published on 30 October 2019, if necessary. The authorization is valid until 31 December 2019.
- Kokouksen päättäminen / Closing of the meeting
B. Kokousasiakirjat / Documents of the Meeting
Edellä mainittu ylimääräisen yhtiökokouksen asialistalla oleva hallituksen päätösehdotus, osakeyhtiölain 5 luvun 21 §:n 2 momentin mukaiset dokumentit ja tämä kokouskutsu ovat osakkeenomistajien nähtävillä Nitro Games Oyj:n internetsivuilla osoitteessa www.nitrogames.com 30.10.2019 alkaen. Edellä mainitut dokumentit ovat myös nähtävillä yhtiökokouksessa.
Kokouksen pöytäkirja on nähtävillä edellä mainituilla internetsivuilla viimeistään 4.12.2019.
The proposal of the Board of Directors relating to the agenda of the Extraordinary General Meeting, the documents referred to in Chapter 5, section 21, paragraph 2 of the Finnish Companies Act and this notice are kept available on view at Nitro Games Plc’s website at www.nitrogames.com as of 30 October 2019. The above-mentioned documents are also on view at the General Meeting.
The minutes of the Extraordinary General Meeting are available on the above-mentioned website no later than 4 December 2019.
C. Ohjeita kokoukseen osallistujille / Instructions for participants in the Meeting
Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja / Shareholder registered in the shareholders’ register
Oikeus osallistua ylimääräiseen yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 8.11.2019 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon.
Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon. Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua ylimääräiseen yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua yhtiölle viimeistään 15.11.2019 klo 16.00 Suomen aikaa, mihin mennessä ilmoittautumisen on oltava perillä.
Kokoukseen voi ilmoittautua:
a) Nitro Games Oyj:n verkkosivuilla www.nitrogames.com;
b) sähköpostitse osoitteeseen info@nitrogames.fi.
Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi, henkilö-/yhtiötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen henkilötunnus. Osakkeenomistajien Nitro Games Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain ylimääräisen yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä. Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä tulee kokouspaikalla tarvittaessa pystyä osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai edustusoikeutensa.
Each shareholder who is registered in the shareholders’ register of the company held by Euroclear Finland Ltd., on the record date of the Extraordinary General Meeting, which is 8 November 2019 has the right to participate in the Extraordinary General Meeting. A shareholder, whose shares are registered on his/her/its personal Finnish book-entry account, is registered in the shareholders’ register of the company. A shareholder, who wants to participate in the Meeting, shall register for the meeting no later than 15 November 2019 at 4.00 p.m. Finnish time, by which time the registration shall be received.
The registration may take place:
a) at Nitro Games Plc.’s website at www.nitrogames.com;
b) by e-mail to address info@nitrogames.fi.
In connection with the registration a shareholder shall notify his/her/its name, personal identification number, address, email address and the name of a possible assistant or proxy representative and the personal identification number of a proxy representative. The personal data given to Nitro Games Plc. is used only in connection with the Extraordinary General Meeting and the processing of related necessary registrations and for shareholder communication. Shareholder, his/her/its representative or proxy representative shall, when necessary, be able to prove his/her/its identity and/or right of representation.
Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja / Holders of nominee registered shares
Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua ylimääräiseen yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon ylimääräisen yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 8.11.2019. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 15.11.2019 klo 10.00 Suomen aikaa. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi ylimääräiseen yhtiökokoukseen.
Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien tilapäistä rekisteröitymistä osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista ylimääräiseen yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajan tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua kokoukseen ja jolla olisi osakkeiden perusteella oikeus olla edellä mainitulla tavalla merkittynä osakasluetteloon, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä.
A holder of nominee-registered shares has the right to participate in the Extraordinary General Meeting by virtue of shares based on which he/she/it on the record date of the meeting, i.e. on 8 November 2019, would be entitled to be registered in the shareholders’ register of the company held by Euroclear Finland Ltd. The right to participate in the Extraordinary General Meeting requires, in addition, that the shareholder has on the basis of such shares been registered into the temporary shareholders’ register of the company held by Euroclear Finland Ltd. at the latest on 15 November 2019 by 10.00 a.m. Finnish time. As regards nominee-registered shares this constitutes due registration for the Extraordinary General Meeting.
A holder of nominee-registered shares is advised without delay to request necessary instructions regarding the registration in the temporary shareholder’s register of the company, the issuing of proxy documents and registration for the Extraordinary General Meeting from his/her/its custodian bank. The account management organization of the custodian bank has to register a holder of nominee-registered shares, who wants to participate in the Extraordinary General Meeting, into the temporary shareholders’ register of the company at the latest on the date and time mentioned above.
Euroclear Sweden AB:ssä rekisteröidyt osakkeet / Shares registered in Euroclear Sweden AB
Osakkeenomistajan, jonka osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:n arvopaperijärjestelmään ja joka aikoo osallistua ylimääräiseen yhtiökokoukseen ja käyttää siellä äänioikeuttaan, tulee olla rekisteröitynyt Euroclear Sweden AB:n pitämään omistajaluetteloon viimeistään 8.11.2019.
Ollakseen oikeutettu pyytämään tilapäistä rekisteröintiä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään Nitro Games Oyj:n osakasluetteloon hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajan tulee pyytää, että hänen osakkeensa rekisteröidään tilapäisesti hänen omalle nimelleen Euroclear Sweden AB:n pitämään omistajaluetteloon, ja varmistaa, että omaisuudenhoitaja lähettää yllä mainitun tilapäisen rekisteröintipyynnön Euroclear Sweden AB:lle. Rekisteröityminen tulee tehdä viimeistään 8.11.2019, ja siksi omaisuudenhoitajalle tulee tehdä pyyntö hyvissä ajoin ennen mainittua päivämäärää.
Osakkeenomistajan, jonka osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:n arvopaperijärjestelmään ja joka aikoo osallistua ylimääräiseen yhtiökokoukseen ja käyttää siellä äänioikeuttaan, tulee pyytää tilapäistä rekisteröintiä Euroclear Finland Oy:n pitämään Nitro Games Oyj:n osakasrekisteriin. Pyyntö Nitro Games Oyj:lle tulee tehdä kirjallisena viimeistään 11.11.2019 kello 10.00 Ruotsin aikaa.
Nitro Games Oyj:n kautta tehty tilapäinen rekisteröityminen osakasluetteloon on samalla ilmoittautuminen ylimääräiseen yhtiökokoukseen.
Shareholder whose shares are registered in the securities system of Euroclear Sweden AB and who wants to participate in the Extraordinary General Meeting and use his/her/its voting right, shall be registered at the shareholder’s register held by Euroclear Sweden AB on 8 November 2019 at the latest.
In order to be entitled to request for temporary registration in the shareholder’s register of Nitro Games Plc. held by Euroclear Finland Ltd., a shareholder of nominee-registered shares shall request that his/her/its shares are temporarily registered under his/her/its own name in the shareholder’s register held by Euroclear Sweden AB and to ensure that the custodian bank will send the above-mentioned request for temporary registration to Euroclear Sweden AB. The registration shall be made on 8 November 2019 at the latest, and therefore a shareholder shall give the request to his/her/its custodian bank in good time prior to the above date.
Shareholder, whose shares are registered in the securities system of Euroclear Sweden AB and who intends to participate in the Extraordinary General Meeting and use his/her/its voting right, shall request for a temporary registration of his/her shares to the shareholder’s register of Nitro Games Plc. held by Euroclear Finland Oy. The request to Nitro Games Plc. shall be made in writing at the latest on 11 November 2019 at 10.00 a.m. Swedish time.
The temporary registration through Nitro Games Plc. constitutes a due registration to the Extraordinary General Meeting.
Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat / Proxy representative and powers of attorney
Osakkeenomistaja saa osallistua ylimääräiseen yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muutoin luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Valtuutus koskee yhtä kokousta, jollei valtuutuksesta muuta ilmene. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu ylimääräiseen yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.
Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan alkuperäisinä osoitteeseen; Nitro Games Oyj, Ylimääräinen yhtiökokous, Juha Vainion katu 2, 48100 Kotka, Finland ennen ilmoittautumisajan päättymistä.
A shareholder may participate in the Extraordinary General Meeting and exercise his/her/its rights at the meeting by way of proxy representation. A proxy representative shall produce a dated proxy document or otherwise provide reliable evidence of the right to represent the shareholder. The authorization applies to one meeting, unless otherwise stated. When a shareholder participates in the Extraordinary General Meeting by means of several proxy representatives representing the shareholder with shares at different securities accounts, the shares by which each proxy representative represents the shareholder shall be identified in connection with the registration for the Extraordinary General Meeting.
Possible proxy documents should be delivered to in originals to Nitro Games Plc., Extraordinary General Meeting, Juha Vainion katu 2, 48100 Kotka, Finland before the end of the registration period.
D. Muut ohjeet ja lisätiedot / Other Instructions and information
Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista.
Kokous pidetään suomen ja englannin kielillä. Osa kokouksessa esitettävästä aineistosta voi olla pelkästään englanninkielistä.
Nitro Games Oyj:llä on tämän kokouskutsun päivänä 30.10.2019 yhteensä 3 616 328 osaketta ja ääntä.
Pursuant to Chapter 5 Section 25 of the Finnish Companies Act, a shareholder who is present at the General Meeting has the right to request information with respect to the matters to be handled at the meeting.
The meeting will be held in Finnish and English. Some of the material presented at the meeting may be in only English.
On the date of the notice to the General Meeting, 30 October 2019, the total number of shares in Nitro Games Plc. is 3 616 328. Each share carries one vote at General Meeting.
Kotkassa, 30. lokakuuta 2019 / In Kotka, 30 October 2019
NITRO GAMES OYJ
Hallitus / Board of Directors
Lisätietoja / For more information:
Toimitusjohtaja / CEO
Jussi Tähtinen
Phone: +358 44 388 1071
e-mail: jussi@nitrogames.com
Board member, IR Advisor / Hallituksen jäsen, Sijoittajasuhteiden neuvonantaja
Sverker Littorin, Phone: +46 70 875 53 09
e-mail: sverker.littorin@nitrogames.com
Yhtiön hyväksytty neuvonantaja / The Company’s Certified Adviser
Augment Partners AB
Phone: +46 8 505 651 72
e-mail: info@augment.se